Blog
Veiligheid staat voor veel bedrijven hoog op de prioriteitenlijst. U wilt met uw bedrijf veiligheid garanderen voor bijvoorbeeld uw medewerkers, apparatuur en informatie. Een goed toegangscontrolesysteem is daarom van belang.
Het bijhouden van gewerkte uren is voor elk bedrijf belangrijk. U krijgt namelijk inzicht in hoeveel uren een medewerker gewerkt heeft, hoeveel tijd aan een taak of project besteed is en u heeft een verantwoording voor eventuele klanten waarvoor gewerkt is. Maar allereerst is het bijhouden van uren natuurlijk ook nodig om de gewerkte uren uit te kunnen betalen aan werknemers.
Dit bijhouden, invoeren of doorgeven van gewerkte uren is veelal niet de meest favoriete bezigheid, maar moet wel zorgvuldig gebeuren. En dat kan op allerlei verschillende manieren. Een ouderwetse manier van uren bijhouden is bijvoorbeeld met papier, maar tegenwoordig kiezen de meeste bedrijven voor online tijdschrijven. Dit is efficiënter en zorgt voor een beter inzicht in het bedrijf.
Elk bedrijf is anders. Niet alleen qua producten, diensten, omvang of sfeer, maar ook qua beweging van medewerkers. Alleen al de verschillende afdelingen of teams binnen een organisatie kunnen voor flink wat beweging zorgen. Maar ook verlof, afwezigheid en ziekte zorgen ervoor dat er wordt geschoven met personeel en taken.
Door al die beweging in een bedrijf, kan de gemaakte planning nog weleens veranderen. Zo kunnen er projecten uitlopen, of worden er taken niet uitgevoerd of op het laatste moment bij iemand ingepland. Dit resulteert er niet zelden in dat er van medewerkers wordt gevraagd op het laatste moment nog te schakelen. Als dit veel gebeurt, kunnen er stressklachten ontstaan, of wordt de sfeer in de organisatie minder goed.
Vakantie, ziekte, zwangerschap of werkbezoek, er zijn veel redenen om afwezig te zijn van de werkvloer. Voor de HR-manager of werkgever kunnen verlofaanvragen veel tijd kosten, vooral als alles nog op papier wordt aangevraagd. Er moet worden bepaald of het verlof mogelijk is en voor hoe lang, soms moet het worden teruggekoppeld naar de werknemer of manager en het moet in de planning worden aangepast. Om deze redenen kiezen sommige bedrijven er voor om hun verlofregistratie in hun tijdregistratie te verwerken.
In 2020 besloot het Europees Hof van Justitie dat alle bedrijven in de Europese Unie een vorm van urenregistratie moeten hanteren. Op die manier kan het precieze aantal gewerkte uren worden bijgehouden, en worden gecontroleerd of bedrijven zich houden aan de wettelijk verplichte rusttijden.
Een veelgebruikte manier van urenregistratie is een tijdregistratiesysteem. En hoewel het bijhouden van de uren dus verplicht is, hoeft zo’n systeem niet alleen een ‘moetje’ te zijn. U kunt er met uw bedrijf veel voordelen uithalen.
Het bijhouden van gewerkte uren is in elk bedrijf weer anders georganiseerd. In sommige bedrijven worden geen uren bijgehouden, maar bijvoorbeeld gewoon werkdagen van 9 tot 5 gerekend. In andere bedrijven worden de uren juist nauwkeurig bijgehouden, inclusief een rapportage van wat er gedaan is in die uren. Maar waarom is tijdschrijven belangrijk? En wat is voor uw bedrijf de beste manier om dat te doen?
We leven in een tijd waarin thuiswerken of op een andere locatie werken steeds normaler wordt. Die verandering was vóór de pandemie al zichtbaar, maar nu is het in een stroomversnelling terecht gekomen. Er zitten voor bedrijven verschillende voor- en nadelen aan het thuiswerken van medewerkers. Zo kunnen medewerkers werken op plekken waar dat voor hen uitkomt en misschien ook op tijden die voor hen beter uitkomen. Deze flexibiliteit kan resulteren meer motivatie onder medewerkers. Maar een ding dat waarschijnlijk lastiger wordt naarmate er meer mensen thuiswerken, is het centraal bijhouden en verantwoorden van de gewerkte uren. Hoe zorg je er voor dat er een succesvolle urenverantwoording ontstaat, op de werkvloer, maar ook daarbuiten?
Voor bedrijven waarvan het pand groter is dan één ruimte, kan het soms een uitdaging zijn om bij te houden wie er aanwezig zijn. Deze uitdaging wordt groter naarmate u over meer ruimtes, verdiepingen of zelfs panden beschikt. Om die reden maken veel bedrijven gebruik van een systeem voor toegangscontrole. Daarmee is het mogelijk om bij te houden wie er binnen zijn en om te reguleren wie wanneer toegang wordt verschaft tot een bepaalde ruimte.
Het maken van een personeelsplanning is noodzakelijk voor het afstemmen van personen en werk. Zeker nu veel werknemers vanuit huis of andere locaties werken, is het belangrijk om een overzicht te hebben van wat er moet gebeuren en van wie wat gaat doen. Zo kan er efficiënt worden samengewerkt en zijn er genoeg medewerkers beschikbaar op het juiste moment, voor de juiste taak.
