De onkostendeclaratiesoftware voor het automatiseren en vereenvoudigen van uw administratie
Bevrijd uw bedrijf van de administratieve rompslomp van onkostendeclaraties!
Met onze module voor het beheer van onkostendeclaraties en een intuïtieve interface kunt u de kosten van uw medewerkers centraliseren en beheren.
Uw onkostendeclaraties digitaliseren: snelheid, naleving en controle
Zeg vaarwel tegen de zich opstapelende bonnetjes en de eindeloze validaties! Met de Kelio-software voor het beheer van onkostendeclaraties kunt u uw onkostennota's eenvoudig beheren:
- Direct opslaan op mobiele telefoon en pc door middel van een foto, geen papierwerk meer
- Gestroomlijnde, geautomatiseerde validatie, geen tijdverlies meer
- Fiscale en boekhoudkundige conformiteit gewaarborgd, in alle rust
- Nauwkeurige controle van de uitgaven met realtime rapportering
Hoe werkt Kelio? Onkostendeclaraties 100% geoptimaliseerd
Kelio zorgt voor een revolutie in het beheer van onkostendeclaraties doordat elke stap van het proces wordt geautomatiseerd. Fiscale naleving, geavanceerde sturing, automatisering - alles is ontworpen om uw dagelijkse werkzaamheden te vereenvoudigen en uw financiële beheer te optimaliseren.
Stap 1: UITGAVEN ZEER EENVOUDIG INVOEREN
Scannen en het is geregistreerd! Geen de bonnetjes meer die zich ophopen in uw portefeuille. Met de onkostendeclaratiesoftware van Kelio neemt u gewoon een foto van uw onkostennota via uw internettoegang. Dankzij onze AI, gebaseerd op OCR (Optical Character Recognition), wordt de informatie automatisch opgehaald: bedrag, datum, type uitgave per leverancier, btw-bedrag ... alles wordt binnen enkele seconden vooraf ingevuld. U kunt uw uitgaven ook rechtstreeks invoeren vanaf uw pc, met een soepele en intuïtieve integratie.
Stap 2: VALIDATIE MET ÉÉN KLIK DOOR DE MANAGERS
Profiteer van een snel en soepel valideringstraject: u hoeft niet telkens weer goedkeuring aan te vragen! De onkostendeclaratiesoftware van Kelio verstuurt automatisch meldingen naar managers, die met één klik een onkostendeclaratie kunnen goedkeuren of weigeren, waar ze ook zijn. De workflow is volledig geautomatiseerd om heen en weer sturen van onkostennota's te beperken en een vloeiende verwerking te garanderen. Het resultaat is meer transparantie, minder vertragingen en een beter begrotingsbeheer.
Stap 3: BOEKHOUDKUNDIGE INTEGRATIE EN SNELLE TERUGBETALING
De onkostendeclaratiesoftware van Kelio kan exporteren naar uw boekhoud- en salarissoftware om de boekhoudkundige administratie te vergemakkelijken. Niet meer handmatig opnieuw invoeren, minder fouten en een snellere verwerking van de terugbetaling voor de medewerkers! Met enkele muisklikken worden alle uitgaven zo snel mogelijk geregistreerd, geboekt en terugbetaald.
Eenvoudige invoer van uw onkosten via de portal
Via een zeer eenvoudige interface kunnen uw medewerkers snel hun onkostendeclaraties invoeren. Ze kunnen hun onkostennota's ook bijvoegen door ze te scannen of door er een foto van te maken.
De Kelio-software voor het beheer van de onkostendeclaraties past zich aan uw terugbetalingsbeleid aan om u beter in staat te stellen de kosten van uw werknemers te beheersen:
- Kostenbeheer op basis van een vast/werkelijk/maximum bedrag enz.;
- Kilometervergoedingen (automatische berekening van de afgelegde afstand via Google Maps®);
- Beheer van de kilometertarieven (voertuig met verbrandingsmotor, elektrisch voertuig, motorfiets, fiets, enz.);
- Controle met meerdere valuta;
- Verdeling per analytische as.
De vergoedingstabellen kunnen eveneens aangepast worden volgens ieders profiel (verkopers, monteurs, directie ...). Deze gepersonaliseerde tabellen op basis van het profiel van de werknemers, bieden een eerlijkere benadering en zijn afgestemd op de specifieke kenmerken van elke beroepscategorie, of het nu gaat om verkopers die vaak onderweg zijn, monteurs die reiskosten moeten maken of om managers voor meer strategische uitgaven.
Ook de validatiekanalen kunnen verschillen naargelang de redenen van de onkostendeclaraties. Dit maakt het mogelijk om het proces te optimaliseren, met bijzondere aandacht voor de meest gevoelige of strategische uitgaven. Bijvoorbeeld, de kosten gemaakt tijdens een beroepsopleiding zullen niet door de "klassieke" beslisser worden gekeurd, maar rechtstreeks door de opleidingsmanager.
Doe uw onkostendeclaraties vanaf uw smartphone
Onkostendeclaraties rechtstreeks op een smartphone indienen of valideren!
Op uw mobiele telefoon vindt u dezelfde gegevens die u op uw computer moet invullen, maar de lay-out van onze software voor de onkostendeclaratie is aangepast en ontworpen voor optimaal gebruik met een smartphone.
Neem een foto van de onkostennota's en voeg deze rechtstreeks toe aan uw onkostendeclaratie: de beheerder krijgt onmiddellijk een melding over een nieuwe onkostendeclaratie. Hij kan de onkostennota inzien en zo snel mogelijk goedkeuren. Deze functionaliteit van onze onkostendeclaratiesoftware vereenvoudigt het proces aanzienlijk, zowel voor werknemers als beheerders. Ook wordt de verwerking van de onkostendeclaraties versneld, waardoor een snellere terugbetaling en een efficiënter beheer van de bedrijfsuitgaven zijn gewaarborgd.
Zo kunnen uw medewerkers hun onkostendeclaraties invoeren naarmate ze zich verplaatsen. Het bijhouden van onkostendeclaraties vanaf een smartphone biedt ongeëvenaarde flexibiliteit en gebruiksgemak voor werknemers en beperkt de kans dat u onkostennota's vergeet of verliest.
Door via hun smartphone het beheer van de onkostendeclaraties in het dagelijkse leven van de werknemers te integreren, vergemakkelijkt Kelio naleving, transparantie en verantwoording in het proces van uitgavenbeheer.
HR-software vereenvoudigt de validatie van onkostendeclaraties
Wanneer de onkostendeclaratie volledig en correct is, vraagt de werknemer terugbetaling aan door de declaratie op te sturen ter validatie door de beslisser.
Vereenvoudig het valideren van de onkostendeclaraties: elke manager wordt in kennis gesteld via e-mail of een bericht op zijn HR-portaal. Hij kan dan de onkostendeclaraties van zijn team goedkeuren vanaf zijn pc of smartphone, waardoor hij de werkprocessen van het HR-beheer kan vereenvoudigen. De validatietijd is verkort en de kosten worden sneller terugbetaald!
De onkostendeclaratiesoftware van Kelio vereenvoudigt het validatieproces voor onkostendeclaraties dus aanzienlijk door de notificaties en herinneringen voor managers te automatiseren. Door dit proces te centraliseren en te vereenvoudigen, draagt Kelio bij aan het optimaliseren van het personeelsbeheer en het verbeteren van de werkervaring.
Volg de kosten van uw werknemers via dashboards
Volg de validatie van uw onkostendeclaraties en exporteer de gegevens voor statistische doeleinden met persoonlijk aanpasbare export naar Microsoft Excel®. Deze export kan ook naar een boekhoud- of salarissoftware worden verzonden.
In een overzichtstabel kunt u in één oogopslag de stand van zaken van de validaties en terugbetalingen bekijken: met onkostendeclaratiesoftware heeft u een goed overzicht van het beheer van de bedrijfskosten. Zo kunnen vertragingen of potentiële problemen snel worden geïdentificeerd.
Een onkostendeclaratiesoftware die alle vakjes aanvinkt
Met de HR-software maakt Kelio een eind aan het omslachtige papierwerk. Deze software voor het beheren van onkostendeclaraties automatiseert elke stap: online invoeren van onkosten, snelle validatie, naadloze opname in de boekhouding en in realtime volgen van terugbetalingen.
Voor HR-MANAGERS EN ADMINISTRATIEF MEDEWERKERS: EEN EFFICIËNTE EN GEAUTOMATISEERDE CONTROLE
Het beheer van de onkostendeclaraties mag geen administratieve last meer zijn! Kelio biedt een totaaloplossing die het werk van HR- en boekhoudteams vereenvoudigt door een nauwkeurige controle en een naadloze integratie te garanderen.
- Controleren in real-time van bedrijfsuitgaven: ga naar een dynamisch dashboard om de uitgaven van de medewerkers transparant te sturen. U hoeft niet meer te wachten tot het einde van de maand om de balans op te maken.
- Automatiseren van de validatieworkflow: processen zijn volledig instelbaar. De onkostendeclaraties volgen een vlot goedkeuringscircuit, met automatische meldingen om te voorkomen dat ze worden vergeten.
- Moeiteloze opname in de boekhouding: exporteer de gegevens rechtstreeks naar uw boekhoudsoftware. Niet meer handmatig opnieuw invoeren, minder fouten en aanzienlijke tijdwinst.
- Geavanceerde rapportering: volg de uitgaven per analytische as, aard, werknemer, status van de onkostendeclaratie, enz. met de export in Microsoft Excel® om trends in de bedrijfsuitgaven te volgen en het terugbetalingsbeleid van de onderneming te optimaliseren.
Voor managers: EEN VLOTTE EN SNELLE WORKFLOW
De managers spelen een sleutelrol bij de validering van onkostendeclaraties. Maar door hun vele verantwoordelijkheden hebben ze geen tijd voor gecompliceerde en tijdrovende processen. De onkostendeclaratiesoftware van Kelio biedt een vereenvoudigd beheer voor een snelle en efficiënte verwerking.
- Geoptimaliseerde validatieworkflow: onkostendeclaraties worden met één klik ingediend en managers krijgen automatische meldingen om ze snel goed te keuren, zelfs onderweg.
- Synchronisatie met zakelijke bankkaarten: centraliseer de uitgaven van de medewerkers door gegevens te importeren en de terugbetaling te vergemakkelijken
Voor MOBIELE MEDEWERKERS: DAGELIJKS GEMAK VAN EENVOUD EN SNELHEID
Een onkostendeclaratie aanmaken zou geen vervelende klus moeten zijn. Voor werknemers, zelfstandigen en iedereen die vaak onderweg is, vereenvoudigt Kelio elke stap dankzij de mobiele toegang.
- Ultrasnelle invoer op mobiele telefoon en pc: maak een foto van de onkostennota, waarna AI (OCR-technologie) de gegevens automatisch ophaalt en de onkostendeclaratie binnen enkele seconden invult.
- Realtime controle en onmiddellijke validatie van terugbetalingen: geen verrassingen meer en geen lange wachttijden meer. Elke medewerker volgt de voortgang van zijn onkostennota in real time, van indiening tot terugbetaling.
- Beheer van kilometerkosten en meerdere valuta: ideaal voor zakenreizen, de tool berekent automatisch de reiskosten en beheert de valutaomrekeningen zonder fouten.
- Beveiligde archivering van onkostennota's: geen papieren facturen meer nodig. Alle gegevens worden online opgeslagen en kunnen op elk moment worden opgevraagd met behulp van degelijke archivering. De pdf’s worden verzegeld met alle benodigde certificeringen en 10 jaar lang bewaard om te kunnen voldoen aan de eventuele verplichtingen en controles.
Kies voor een onkostendeclaratiesoftware waarmee uw bedrijfsboekhouding wordt geoptimaliseerd!
Waarom kiezen voor onkostendeclaratiesoftware van Kelio?
Het bijhouden van onkostendeclaraties kan voor bedrijven al snel een omslachtig en tijdrovend proces worden. Met de onkostendeclaratiesoftware van Kelio kan deze taak echter worden vereenvoudigd en geoptimaliseerd dankzij de vele geavanceerde functies.
- Validatieworkflow van onkostendeclaraties: Kelio biedt een persoonlijk aanpasbare workflow voor het valideren van onkostendeclaraties, waarmee validatiestappen kunnen worden gedefinieerd op basis van de bedrijfshiërarchie. Dit zorgt voor een transparant en efficiënt proces en waarborgt de naleving van het interne uitgavenbeleid.
- Boekhoudkundige registratie van de onkostendeclaratie: zodra de onkostendeclaratie is gekeurd, wordt deze automatisch in het boekhoudsysteem geregistreerd, waardoor het administratieve beheer wordt vereenvoudigd en de financiële gegevens nauwkeurig zijn.
- Beheer van de gebruikersprofielen: Kelio biedt een geavanceerd beheer van gebruikersprofielen om de toegangsrechten voor de software te personaliseren en het invoeren van onkostendeclaraties voor werknemers te vereenvoudigen. Hierdoor is het voor elke gebruiker eenvoudig om toegang te krijgen tot het type uitgaven dat volgens zijn profiel is toegestaan en om de kosten gemakkelijk in te dienen.
- Analytische onderverdeling: Kelio maakt ook een analytische onderverdeling van onkostendeclaraties mogelijk, zodat de uitgaven per klant, project, dossier, enz. kan worden gevolgd en geanalyseerd. Deze functionaliteit geeft een beter zicht op de toewijzing van middelen en vergemakkelijkt de strategische besluitvorming.
- Verzegeling en archivering van onkostennota's: Kelio garandeert een onfeilbare traceerbaarheid en rechtszekerheid van de onkostendeclaraties van uw onderneming dankzij de degelijke archivering. De pdf’s worden verzegeld met alle nodige certificeringen en zijn goedgekeurd door belastingadministratie: samenvatting van de onkostendeclaratie en de uitgaven, bijgevoegde onkostennota's, degelijke serverstempel, historiek van de bewegingen.
ONKOSTENDECLARATIESOFTWARE IS ONMISBAAR VOOR ELK BEDRIJF
De invoering van een onkostendeclaratiesoftware brengt een aantal belangrijke uitdagingen met zich mee voor de ondernemingen, zoals:
- Optimalisering van het proces: met de onkostendeclaratiesoftware kan het proces voor het beheer van de uitgaven worden geautomatiseerd en gestroomlijnd, waardoor er minder tijd en moeite nodig is om de kosten in te voeren, te valideren en terug te betalen.
- Minder fouten: door handmatige processen te elimineren en automatische verificatietools te gebruiken, helpt een onkostendeclaratiesoftware de risico's op fouten en fraude te minimaliseren, waardoor de integriteit van de financiële gegevens van de onderneming wordt gegarandeerd.
- Naleving van de regelgeving: onkostendeclaratiesoftware is vaak ontworpen om te voldoen aan toepasselijke fiscale en boekhoudkundige regels, zodat het bedrijf de wet- en regelgeving voor bedrijfsuitgaven naleeft.
- Zichtbaarheid en controle: door alle gegevens met betrekking tot de bedrijfsuitgaven te centraliseren, biedt een onkostendeclaratie een beter zicht op en controle van de kosten. Zo kunnen beheerders uitgaventrends volgen en analyseren en weloverwogen beslissingen nemen.
- Mobiliteit en flexibiliteit: op de cloud gebaseerde oplossingen voor beheer van onkostendeclaraties bieden werknemers de mogelijkheid om hun kosten overal en altijd in rekening te brengen, waardoor het beheer van zakenreizen wordt vergemakkelijkt en de gebruikerservaring wordt verbeterd.
Zij maken gebruik van de onkostendeclaratiesoftware van Kelio
Transport
EEN GESLAAGDE DIGITALISERING VAN DE HR-FUNCTIE
De software voor het beheer van de onkostendeclaraties wordt gebruikt door alle buitendienst medewerkers en het management. Op dit moment is 100% van de gebruikers tevreden met deze oplossing.
Veelgestelde vragen (FAQ) over de onkostendeclaratiesoftware
WAT ZIJN DE BELANGRIJKSTE FUNCTIONALITEITEN VAN EEN ONKOSTENDECLARATIESOFTWARE?
Onkostendeclaratiesoftware maakt efficiënt beheer van bedrijfsuitgaven mogelijk. Met zo’n tool zegt u vaarwel tegen rondzwervende papieren en het archiveren van de onkostendeclaraties centraliseren! De belangrijkste kenmerken zijn:
- geautomatiseerde invoering van de uitgaven door facturen of kaartgegevens vast te leggen;
- online volgen van terugbetalingen; • het beheer van de kilometerkosten, facturen en betalingen;
- tools voor controle en naleving van fiscale verplichtingen om fouten te voorkomen.
HOE KIEST U DE JUISTE ONKOSTENDECLARATIESOFTWARE?
Houd bij het kiezen van de beste software voor uw bedrijf rekening met:
- De functies: controleer of de software functies aanbiedt voor het beheer van de kaartgegevens, de terugbetaling van kilometervergoedingen of de archivering.
- Compatibiliteit met uw boekhoudsysteem: een vlotte integratie met de bestaande boekhoudinstrumenten is essentieel.
- Gebruiksgemak: geef de voorkeur aan intuïtieve software om het gebruik ervan door uw teams te stimuleren.
- Een gratis demo: testen alvorens over te gaan tot aanschaf is altijd aan te raden. Zo weet u zeker dat de software aan de behoeften van uw bedrijf voldoet.
- Kosten: vergelijk prijzen en functies om de beste prijs-kwaliteitverhouding te bepalen.
WAT ZIJN DE BELANGRIJKSTE FUNCTIES VAN EEN ONKOSTENDECLARATIESOFTWARE?
Om organisaties in staat te stellen hun uitgaven efficiënt en zonder tijdverspilling te beheren, biedt een moderne onkostendeclaratiesoftware de volgende functies:
- automatisering van het invoeren van de uitgaven op basis van bonnen of facturen;
- onlinetoegang voor werknemers en managers, waardoor de uitgaven gemakkelijker kunnen worden gecontroleerd;
- integratie met boekhoudinstrumenten voor een vlotte gegevensoverdracht;
- realtime controle van terugbetalingen en uitbetalingen;
- gedetailleerde rapporten om de bedrijfsuitgaven te analyseren en de kosten te optimaliseren.
HOE MINIMALISEERT EEN ONKOSTENDECLARATIESOFTWARE INVOERFOUTEN?
- Invoerfouten komen vaak voor bij de traditionele methoden voor het beheer van onkostendeclaraties, vooral op papier. Onkostendeclaratiesoftware vermindert dergelijke fouten door:
- De automatische herkenning van facturen: de gegevens worden rechtstreeks uit de onkostennota's gehaald.
- Integratie van kaartbetalingen: zakelijke transacties worden automatisch geregistreerd en gemeld.
- Controle-instrumenten: incoherenties en overschrijdingen van het interne uitgavenbeleid worden gesignaleerd.
IS HET MOGELIJK OM DEZE SOFTWARE TE INTEGREREN IN ONS BESTAANDE BOEKHOUDSYSTEEM?
Ja, de meeste moderne softwarepakketten voor onkostendeclaraties zijn compatibel met de meest gebruikte boekhoudprogramma's. Deze integratie maakt het volgende mogelijk:
- automatisch overbrengen van de gegevens in de onkostendeclaraties naar de boekhoudsoftware;
- waarborgen van de coherentie tussen de verschillende platforms die in de onderneming worden gebruikt;
- verbeteren van de traceerbaarheid van betalingen en terugbetalingen.
Controleer met de gratis demo ook de integratieopties, zodat u weet of deze compatibel is met uw huidige tools!
HOE KAN MET EEN ONKOSTENDECLARATIESOFTWARE WORDEN GEGARANDEERD DAT AAN DE FISCALE VERPLICHTINGEN WORDT VOLDAAN?
Een onkostendeclaratiesoftware is uitgerust met functies die ervoor zorgen dat uw uitgaven in overeenstemming blijven met de belastingwetgeving:
- degelijke archivering van de facturen om aan de wettelijke vereisten te voldoen;
- automatische berekening van de btw ter vereenvoudiging van de fiscale declaraties;
- controle van de uitgaven in real time, om ervoor te zorgen dat het interne en fiscale beleid wordt nageleefd.
Bij een fiscale controle heeft u dus alle benodigde gegevens online en goed georganiseerd beschikbaar.
HOE CONFIGUREER IK DE ONKOSTENDECLARATIESOFTWARE VAN KELIO?
Om de Kelio-software efficiënt te configureren, zijn de volgende stappen van belang:
- Bedrijfsgegevens invullen: informatie over de werknemers (privé of zakelijk voertuig) en uitgavenbeleid.
- Instellingen configureren: geef uw interne regels op (uitgavenplafonds, kilometerkosten, enz.) en uw validatieworkflow.
- Uw teams trainen: een gratis demo of een gebruikersgids kan helpen bij het invoeren van de software.
- Systeem testen: controleer de functies, zoals het invoeren en archiveren van onkostennota's, voordat u de volledige implementatie uitvoert.
Met Kelio verloopt het beheer van uw bedrijfsuitgaven snel, efficiënt en zonder stress!