Personeelsplanning
Vereenvoudig de personeelsplanning met Kelio
Hoe zorgt u ervoor dat u de juiste mensen op de juiste plek in uw bedrijf heeft werken, op het juiste moment, en het juiste aantal mensen? Een personeelsplanning is de juiste balans tussen de personeelsbehoefte en de personeelsbeschikbaarheid, waarbij u rekening houdt met de doelstellingen van uw bedrijf.
Personeelsplanning maken?
Een perfecte personeelsplanning maken is lastig haalbaar, vooral wanneer een bedrijf veel parttime medewerkers in dienst heeft. Maar met een goede personeelsplanning draagt u al gauw bij aan een efficiëntere bedrijfsvoering en ook aan de werknemerstevredenheid.
Het doel van een personeelsplanning is om altijd mensen met de juiste kwalificaties op de goede plek in uw organisatie te hebben. Met een efficiënte planning ondervangt u op tijd problemen als te weinig personeel, of te laag gekwalificeerd personeel.
Personeelsplanning software neemt een hoop werk uit handen. De software van Kelio geeft medewerkers realtime toegang tot bijvoorbeeld beschikbaarheid doorgeven, verlof aanvragen en openstaande diensten. Personeel wordt efficiënt ingepland, waarbij rekening wordt gehouden met de bedrijfsdoelstellingen.
Kerncomponenten van personeelsplanning
Met een personeelsplanning creëert u optimale roosters, rekening houdend met de beschikbaarheid en vaardigheden van uw werknemers. Hierbij kan het gaan om kwalitatieve vaardigheden, maar bijvoorbeeld ook om het tijdstip waarop iemand het beste kan worden ingezet, en de locatie. Door hier gedetailleerde gegevens van bij te houden, kunt u een steeds efficiëntere personeelsplanning ontwikkelen.
Met een goede planning ziet u tijdig wanneer bepaalde competenties en vaardigheden nodig zijn. Nieuwe medewerkers aannemen is een mogelijkheid wanneer hier ruimte voor is, maar een verschuiving binnen het bedrijf is ook denkbaar. Personeel laten omscholen, doorgroeien naar een hogere functie in het bedrijf, of een aanvullende opleiding of cursus laten volgen zorgt voor een duurzame inzetbaarheid van je bestaande medewerkers.
Personeelsplanning software
Speciale personeelsplanning software maakt het maken van een efficiënte planning een stuk gemakkelijker:
- Met het realtime platform heeft u altijd overzicht over de personeelsbehoefte en personeelsbeschikbaarheid
- Met dit overzicht stuurt u live bij waar nodig, bijvoorbeeld door extra personeel in te plannen
- De software is te koppelen aan andere elementen van de Kelio software voor administratie, waardoor het systeem nog veel gedetailleerder inzicht krijgt in het personeel
- Zo is de software in staat om een overzichtelijke automatische planning te genereren, via bijvoorbeeld kalendersynchronisatie, online prikklokken en informatie over vakantiedagen en verlof.
Communicatie en balans
Een personeelsplanning maken bestaat uit de juiste balans tussen de personeelsbehoefte en de personeelsbeschikbaarheid. Maar hoe vindt u die balans dan precies? Om de juiste balans te vinden tussen de behoeften van het bedrijf en die van de werknemers is goede communicatie tussen de verschillende afdelingen van groot belang.
Werknemers
Werknemers hebben baat bij een goede personeelsplanning, hebben tijdig toegang nodig tot het werkrooster, willen gemakkelijk hun beschikbaarheid kunnen aangeven en verlof kunnen aanvragen, zonder hiervoor speciaal naar de manager of HR-afdeling toe te moeten.
Ook biedt de personeelsplanning kansen om door te groeien binnen het bedrijf, omdat de personeelsbehoefte inzichtelijk wordt gemaakt en medewerkers hier sneller op in kunnen spelen.
Managers en planners
Ook voor managers en planners wordt het werk een stuk makkelijker gemaakt: zonder een effectieve personeelsplanning is het lastiger om de werktijden en de prestaties van het personeel bij te houden. Weinig inzicht kan negatieve gevolgen hebben met betrekking tot de interne communicatie, de productiviteit van het personeel, of in het slechtste geval zelfs medewerkers die verdwijnen naar de concurrent.
Communicatie tips
Communicatie tussen verschillende afdelingen verloopt niet altijd even makkelijk. De volgende tips kunnen in dat geval helpen:
- Neem alle medewerkers mee in de bedrijfsdoelen en toekomstvisie. Door een gemeenschappelijk doel te hebben, voelen medewerkers zich ook sneller betrokken bij andere organisaties
- Biedt transparantie. Houdt iedereen op de hoogte van de stand van zaken: van de successen, maar ook van de valkuilen. Hiermee versterkt u het gemeenschapsgevoel van de medewerkers
- Zet afdelingen fysiek vaker bij elkaar: op de werkplek, zodat ze elkaar automatisch vaker zien en dus zullen spreken, maar ook door gezamenlijke opdrachten. Samenwerken zorgt ook standaard voor meer verbinding.
Hoe meer communicatie is tussen verschillende afdelingen en tussen managers en medewerkers, hoe duidelijker behoeftes in beeld worden gebracht en hoe beter de personeelsplanning wordt.
Kelio Software voor personeelsplanning
Kelio Planning is de personeelsplanning software van Kelio. Kelio Planning genereert een optimale automatische personeelsplanning. De software van Kelio houdt daarbij direct rekening met de beschikbare werknemers, de verwachte werkdruk en de vereiste vaardigheden.
Optimale personeelsplanning
Hoe Kelio de personeelsplanning optimaal maakt:
- Kelio Planning werkt samen met de andere bedrijfssoftware, zoals Kelio Tijdsregistratie. De planning wordt gemaakt aan de hand van de informatie over roosters, afwezigheden en activiteiten van medewerkers, maar ook op basis van vaardigheden van medewerkers, prioriteiten en medische beperkingen.
- Het maakt gebruik van alle realtime informatie, gedeeld door de managers en medewerkers op het realtime platform. Wanneer er een wijziging is in de planning, een verlofaanvraag, of bijvoorbeeld een krappe deadline, zetten zij dit zelf in het systeem en verwerkt de software deze informatie.
De software is zeer gebruikersvriendelijk:
- Het is toegankelijk voor alle medewerkers, op ieder moment van de dag, op iedere locatie, op ieder mobiel apparaat
- Gebruikers kunnen kiezen hoe de planning wordt weergegeven op hun beeldscherm: per uur, per dag, per week, per maand, of per jaar
- De software biedt eenvoudige opties om de planning naar de medewerkers te communiceren: met een e-mail, een sms, of een geprinte versie.
Wetten en regels
Bij het maken van een personeelsplanning zijn er veel zaken waar rekening mee gehouden moet worden. Naast de behoeften van het bedrijf en de behoeften van het personeel, zijn er specifieke bedrijfsregels en –wetten om rekening mee te houden.
Neem bijvoorbeeld de wet- en regelgeving rondom werktijden, een eerlijke verdeling van taken onder het personeel en het beheer van verlof en aanwezigheid. De software Kelio Planning houdt rekening met al deze zaken en neemt dit alles mee in de automatische personeelsplanning.
Voordelen Kelio Planning
De software van Kelio Planning biedt een grote variatie aan opties, waarmee het maken van een personeelsplanning een stuk eenvoudiger wordt. Denk bijvoorbeeld aan de volgende voordelen van Kelio Planning:
- Een roosterplanning kan worden opgesteld ter taak, per kostenplaats of per project;
- Het realtime platform geeft altijd overal toegang tot actuele informatie over bijvoorbeeld verlof, urentellers en verdeling van personeel
- Doordat het platform kan worden gebruikt door alle medewerkers en realtime wordt bijgewerkt, bespaart u enorm op administratieve kosten en houden HR-medewerkers tijd over voor bijvoorbeeld strategische personeelsplanning vraagstukken
- Kelio Planning dupliceert planningspatronen van periode naar periode, wat tijdsbesparing oplevert
- Ook genereert de software voorbereidende planningen door middel van een simulatie van alternatieve planningen
- Ten slotte geeft de personeelsplanning software een uitgebreid analytisch overzicht, waarmee u de voortgang van de bedrijfsdoelstellingen gemakkelijk bekijkt.
IK WIL DE ROOSTERPLANNING VAN MIJN WERKNEMERS BETROUWBAARDER MAKEN
Stappenplan voor een goede personeelsplanning
Hoe zet u de perfecte personeelsplanning op? Of, in ieder geval, een succesvolle personeelsplanning, die voldoet aan de bedrijfsbehoeften en waar de medewerkers tevreden mee zijn? Voordat u begint met het opstellen van de planning, is het belangrijk om een aantal zaken duidelijk te hebben. Beloop daarvoor de volgende stappen:
- Stel een doel vast. Begin bij het begin: om te kunnen bepalen hoeveel personeel u nodig heeft en wat zij precies moeten kunnen, moet u duidelijk hebben wat het doel van het bedrijf is. Wat wilt u bijvoorbeeld precies produceren, ligt de focus op kwaliteit of op kwantiteit, wilt u het bedrijf laten groeien en zo ja, hoe snel?
- Beoordeel op basis van het doel, of de bedrijfsdoelen, de huidige situatie. In hoeverre is het doel te behalen op basis van uw huidige medewerkers?
- Bepaal aan de hand daarvan wat er mist: wat heeft u nodig om de benodigde prestaties te behalen? Moeten er medewerkers bij, of juist af, moeten er medewerkers worden omgeschoold, verplaatsen binnen de organisatie, doorgroeien naar een hogere functie?
Personeelsplanning tips
Met die drie stappen bent u al een heel eind op weg. Vanaf dan kan de personeelsplanning software werk uit handen nemen. Houd bij het opstellen van de personeelsplanning nog rekening met de volgende tips:
- Identificeer de personeelstekorten in roosters, of voor taken, dat zorgt voor overzicht.
- Stel de planning op per taak, per kostenplaats of per project
- Bekijk welke taken binnen het bedrijf eventueel ook opgevangen zouden kunnen worden door externe partijen. Ook dit kan tijd en kosten besparen
- Houd rekening met de toekomst: zijn er ontwikkelingen die kunnen zorgen voor verandering in het bedrijf? Bereid u daar dan vast op voor.
Personeelsplanning bepaalt het succes van een bedrijf
Een goede personeelsplanning is een belangrijk onderdeel van het succes van uw bedrijf. Wanneer u de juiste medewerkers op de juiste plek in het bedrijf heeft werken, de juiste kwalificaties in huis heeft, niet te veel personeel heeft rondlopen maar ook niet te weinig, kunt u veel bereiken als bedrijf.
Geautomatiseerde planningssoftware maakt het maken van een personeelsplanning een stuk efficiënter. Medewerkers kunnen hun beschikbaarheid en behoeftes aangeven en managers kunnen realtime de actuele informatie bekijken en snel schakelen. Dit alles draagt bij aan het behalen van de doelstellingen van uw bedrijf.
