Hoe kan het kostenbeheer in meerdere valuta's worden vereenvoudigd?
Vitry Frères is een Frans bedrijf dat in 1795 is opgericht en gespecialiseerd is in messen en de productie van cosmetica. Tegenwoordig exporteert het zijn knowhow naar meer dan 30 landen, waaronder Canada, Brazilië, de VS en Denemarken.
Deze internationale aanwezigheid vormt een dagelijkse uitdaging voor de teams in het veld. Met bijna 80 medewerkers die regelmatig onderweg zijn, bleek het beheer van ontkostendeclaraties bijzonder complex te zijn: verschillende terugbetalingsregels per land, diverse valuta, tijdrovende invoer met regelmatig fouten.
Het bedrijf maakt al sinds 2020 gebruik van Kelio voor zijn HR-beheer en besluit begin 2025 een stap verder te gaan door de nieuwe module voor onkostendeclaraties van Kelio in te voeren. Deze ontwikkeling is bedoeld om de administratieve lasten te verlichten, de invoer te automatiseren, de validaties te versnellen en de gegevens te beveiligen.
Klant sinds
2020
Bijzonderheden
ontkostendeclaratiesmeerdere valuta, diverse regels
Effectief
150
Soorten project
Ontkostendeclaraties
Gesprek met Cécilia Chouc
Salarisadministrateur
De oorspronkelijke noodzaak
Voor veel medewerkers was het beheer van zakelijke onkosten een zware, steeds terugkerende last. Het proces was voornamelijk gebaseerd op handmatige en tijdrovende handelingen: papieren bewijsstukken bewaren, ze aan het einde van de week in één keer versturen en vervolgens de bedragen handmatig invoeren.
De verkoopmedewerkers wachtten vaak tot vrijdag om alles te verzamelen en dan moesten ze de bonnetjes invoeren en hopen dat ze niets vergaten…
Dit koste veel tijd, zowel voor de veldmedewerkers als het boekhoud-/HR-team.
In een internationale context zorgde de diversiteit aan profielen, de vele verschillende terugbetalingsregels per geografisch gebied en het beheer van valuta er alleen maar voor dat de validaties nog complexer werden.
Het probleem opgelost
In februari 2025 coördineert Cécilia Chouc de implementatie van de nieuwe module voor ontkostendeclaraties van Kelio. De aanpak is pragmatisch en afgestemd op de werkelijke behoeften van de gebruikers: instellingen per geografisch gebied, gebruikerstests, trainingen rechtstreeks via de mobiele telefoon.
Ik heb ze rechtstreeks via hun telefoon instructies gegeven en uitgelegd dat ze meteen na de uitgave een foto van het bonnetje moeten maken en aan het einde van de week alles moeten opsturen. Dat maakt een wereld van verschil.
De toevoeging van automatische gegevensherkenning, directe weergave van bewijsstukken, vereenvoudigde validatie en native beheer van meerdere valuta maken het verschil.
"Het feit dat de manager op een regel kan klikken en direct de foto van het bewijsstuk ziet, was voor hen een echte verandering. Het is eenvoudig, duidelijk en leuk." Het beheer wordt nog gemakkelijker doordat de module 7 valuta ondersteunt die dagelijks door de teams worden gebruikt: euro, Zwitserse frank, Canadese en Amerikaanse dollar, Britse pond, Deense, Zweedse en Noorse kroon.
Hoe kan de verwerking van onkostendeclaraties worden vereenvoudigd?
Tegenwoordig vergt het beheer van de honderden onkostendeclaraties die maandelijks moeten worden verwerkt geen grote inspanningen meer van Vitry Frères. Het is een soepele routine geworden die perfect is geïntegreerd in het dagelijkse werk van de teams.
De medewerkers voeren hun uitgaven direct in, managers kunnen ze onmiddellijk goedkeuren en het HR-/boekhoudteam kan ze meteen invoeren in de boekhouding, zonder tijd te verliezen aan het versturen van herinneringen.
Elke stap verloopt soepel en veilig, van het indienen van bewijsstukken tot de definitieve goedkeuring, dankzij de intelligente blokkeringen die in de Kelio-module zijn geïntegreerd. Het proces is duidelijk, snel en aangepast aan de werkelijke situatie.
Door de wekelijkse goedkeuring kan tot 2 uur per week worden bespaard.
De + van de onkostendeclaratiesoftware
- Soepel en intuïtief mobiel gebruik
- Automatisch lezen van bedragen, btw, datums
- Native beheer van meerdere valuta
- Verhoogde veiligheid dankzij geïntegreerde blokkeringen
- Reactiviteit en ondersteuning van de Kelio-teams