In gesprek met Martin Wermelink, werkplaats verantwoordelijke Mitsubishi Enschede en Rijswijk.
“Kelio heeft plezierige medewerkers. Je wordt snel geholpen en krijgt duidelijk antwoord op je vragen.”
“We hebben een goede training gekregen. Het gebruik van de software is uitgelegd aan zowel de receptie als de medewerkers in de werkplaats. Dat is een prettige samenwerking geweest.”
Context
Mitsubishi Forklift Trucks biedt oplossingen voor magazijnen. Het bedrijf is werkzaam in de Benelux en heeft vier vestigingen in Nederland. Ze voorzien in producten als forklift trucks, veegmachines en magazijntrucks. Daarnaast bieden ze deze machines aan voor verhuur en zorgen de servicemonteurs voor het onderhoud bij de klant.
De initiële behoefte
Mitsubishi heeft vier vestigingen binnen Nederland: In Rijswijk en Enschede wordt gebruik gemaakt van Kelio. Voor deze locaties zochten ze één toegangssysteem. Medewerkers konden namelijk niet toegang krijgen tot beide locaties met hetzelfde systeem.
Daarnaast had het bedrijf behoefte aan tijdregistratie. In het systeem moesten de uren van alle werkplaats monteurs zichtbaar zijn, ongeacht locatie.
Oplossing
Het bedrijf heeft gekozen voor 4 modules binnen de Kelio software:
Toegangscontrole
Om monteurs toegang tot de werkplaats te verlenen, heeft Kelio de kaartlezers voor toegangscontrole bij Mitsubishi geplaatst. Zowel op de locatie in Rijswijk als in Enschede. Nu kunnen de medewerkers met één druppel toegang krijgen tot beide locaties.
Aanwezigheidsregistratie en tijdregistratie
Ook zijn er uiteraard boekingsterminals voor de tijdregistratie geplaatst. Met dit inkloksysteem kunnen de medewerkers direct hun gewerkte uren inzien. Ook krijgen de monteurs elke week via de mail zicht op de gemaakte uren, waardoor ze zicht houden op vrije dagen en de tijd-voor-tijd regeling. Daarnaast kan het leidinggevende inzien wie op de werkvloer aanwezig is, op welke locatie de medewerker aanwezig is en of ze het afgesproken aantal uren gewerkt hebben.
Bezoekersmodule
Mitsubishi heeft met name voor de calamiteitenlijst de bezoekersmodule van Kelio gekozen. Hiermee is er zicht op wie er in het pand aanwezig is, wanneer er zich eventueel calamiteiten voordoen. Zo kan de veiligheid van zowel het personeel als aanwezige bezoekers gegarandeerd worden. Kelio geeft door de combinatie van bezoekersmodule en aanwezigheidsregistratie zicht op alle aanwezigen bij Mitsubishi. Via de mobiele app kunnen teamleiders de aanwezigen als veilig aanmelden, zodra een calamiteit zich voordoet. En teamleiders kunnen middels de koppeling met toegangscontrole aan BHV’ers een lijst doorgeven met personeel dat nog in het pand aanwezig is en waar ze zich bevinden.
Export naar het salarispakket
De koppeling met het salarispakket is nog niet gerealiseerd, de wens is om aan het einde van de betaalperiode alle gewerkte en afwezige uren, inclusief de juiste toeslagen, doorgegeven worden aan het salarispakket.
De samenwerking met Kelio
Om alle medewerkers bekend te maken met de software, hebben we alle monteurs, receptionisten en leidinggevende kennis leren maken met het systeem. Monteurs kunnen gemakkelijk inklokken en hebben zicht op de gemaakte uren. De leidinggevende houdt bij of iedereen aan de afgesproken uren heeft voldaan.
Onlangs is de bezoekersmodule live gezet en gaan de komende tijd monitoren welke inzichten deze module ons geeft en hoe deze bijdraagt aan de calamiteitenlijst.
Kelio sluit goed aan bij het bedrijf en de werkprocessen, waardoor de nieuwe werkwijze van registratie voor het personeel gemakkelijk aangenomen is en de toegang tot het pand beheerd wordt.
De toekomst
Mitsubishi zet graag de samenwerking met Kelio voort. De modules werken uitstekend en sluiten aan bij de werkwijzen zoals van tevoren afgesproken. Op korte termijn zijn er geen grote strategische wijzingen binnen de bedrijfsstrategie of de personeelsstructuur die invloed zullen hebben op de samenstelling van de oplossing van Kelio.
