Van strategie en advies, loon- en salarisadministratie, werving en selectie tot prestatiemanagement. Een HR-afdeling heeft een grote variatie aan taken. Personeelsbeleid is daar de belangrijkste van. Om het personeelsbeleid zo goed mogelijk uit te kunnen voeren, worden HR-instrumenten ingezet.
Instroom, doorstroom en uitstroom
HR-instrumenten worden ingezet en onderverdeeld in drie verschillende fases die een medewerker bij een bedrijf doorloopt: instroom, doorstoom en uitstroom. Van de wervingsprocedure tot en met het pensioen of ontslag, iedere fase kent zijn eigen HR-instrumenten.
Harde en zachte HR-instrumenten
Er bestaat een grote variatie aan HR-instrumenten, maar er is een onderverdeling te maken in harde en zachte instrumenten. Harde HR-instrumenten zijn bedoeld voor de korte termijn en kwantitatief van aard, zoals een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO), beoordelingssystemen en jobcrafting. Zachte HR-instrumenten zijn kwalitatief van aard en voor de lange termijn, zoals scholing, trainingen en leiderschapsontwikkeling.
Instroom
De eerste fase waarin een medewerker terecht komt in een bedrijf is de instroom. HR-instrumenten die daarbij horen zijn:
Werving en recruitment
Werving en recruitment gaat over de zoektocht naar nieuwe werknemers. Het is de kunst om te zoeken naar de meest geschikte kandidaat voor een bepaalde functie binnen het bedrijf.
Selectieprocessen
Het selectieproces bestaat uit een aantal fasen: als eerste wordt een openstaande vacature aangekondigd. Vervolgens worden de binnengekomen sollicitaties beoordeeld en een aantal geschikte kandidaten uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek.
Hierbij wordt gekeken naar onder andere ervaring, competenties en referenties. In sommige gevallen doen kandidaten een assessment om aan te tonen of ze geschikt zijn voor de functie. Ten slotte wordt er definitief geselecteerd en een aanbod gedaan.
Socialisatie en introductie: onboarding
Wanneer iemand definitief is aangenomen en het aanbod heeft geaccepteerd, speelt de onboarding een belangrijke rol in het proces. Met een goede onboarding voelt een medewerker zich welkom en weet hij precies in wat voor organisatie hij terecht is gekomen en wat er van hem wordt verwacht.
Strategische personeelsplanning
Door het ontwikkelen van een strategische personeelsplanning (SPP) wordt duidelijk welke personen met welke vaardigheden en competenties wanneer op welke plek moeten zijn. Met een goede SPP zijn veranderingen op het gebied van personeelsvoorziening te voorspellen en is een goede voorbereiding op de toekomst mogelijk.
Doorstroom
Wanneer een medewerker officieel onderdeel is van de organisatie, gaat deze van de instroomfase naar de doorstroom. Deze fase gaat om het behouden en ontwikkelen van alle werknemers. HR-instrumenten die daarbij horen zijn:
- Medewerkerstevredenheidsonderzoeken (MTO): worden afgenomen bij medewerkers om te onderzoeken hoe medewerkers in de organisatie staan en wat hiervan de gevolgen zijn, ter bevordering van de medewerkerstevredenheid
- Opleiding, training en coaching: om medewerkers de ruimte te geven zich voldoende te ontwikkelen, nieuwe uitdagingen aan kunnen gaan en graag bij het bedrijf willen blijven
- Human Resource Development (HRD): het helpen van personeel om kennis, competenties en vaardigheden te ontwikkelen ter bevordering van de efficiëntie van het bedrijf
- Leiderschapsontwikkeling/ Management Development: de ontwikkeling van het management/de leiders van het bedrijf ter bevordering van de bedrijfsontwikkelingen
- Loopbaanmanagement: het ontwikkelproces van de kennis en vaardigheden van medewerkers om de juiste mensen op de juiste plaats in het bedrijf te krijgen
- Arbeidsomstandigheden: het is van belang om te zorgen dat die goed zijn, zorgen voor een prettige werkomgeving waar de medewerkers graag werken
- Jobcrafting: kleine wijzigingen aanbrengen in een functie met als doel om een positieve verandering in te zetten
- Duurzame inzetbaarheid: ervoor zorgen dat alle medewerkers tot aan hun pensioen goed inzetbaar zijn, o.a. door continu aan hun vaardigheden te kunnen blijven werken
- Cultuurverandering en organisatieontwikkeling: om het bedrijf met de ontwikkelingen van de wereld mee te laten groeien
- Functiehuis, rolomschrijvingen en functiewaardering: het creëren van een overzicht van alle functies binnen een bedrijf voor overzicht en structuur en het duidelijk maken van verwachtingen
- Beloningen en beloningssystematiek: feedback op het functioneren van een medewerker om beslissingen te kunnen maken m.b.t. beloningen of ontwikkelingen
- People Analytics of HR Analytics: gebruikmaken van data om processen te optimaliseren
Uitstroom
Hoe het ook wendt of keert, na de doorstroom komt een medewerker altijd in de uitstroomfase terecht. Het is voor een organisatie belangrijk om dit te allen tijde goed te laten verlopen. Ook hierbij horen verschillende HR-instrumenten:
- Outplacement: de begeleiding van een werkgever om een werknemer in staat te stellen iets anders te gaan doen, in de vorm van adviseren en ondersteunen. Dit gebeurt vaak wanneer werkgever en werknemer overeenkomen dat de werknemer op zoek gaat naar een andere baan.
- Ontslag: wanneer iemand ontslag neemt, is het aan het bedrijf om ervoor te zorgen dat dit op een goede manier gaat. Dat kan door het voeren van exitgesprekken en aan de hand van een uitdiensttredingsprocedure.
- Pensioen: een goede pensioenregeling is een krachtige arbeidsvoorwaarde. Niemand wil zich zorgen maken over zijn oude dag. Hierin kan een bedrijf iets extra’s bieden.
- Overlijdensregelingen voor nabestaanden: rouw is al erg genoeg voor nabestaanden en een werkgever kan ondersteunen met een financiële tegemoetkoming, bijvoorbeeld door het betalen van loon na het overlijden of van de uitkering uit de ongevallenverzekering.
HR-instrumenten in de praktijk
Welke HR-instrumenten er in de praktijk nodig zijn, verschilt per bedrijf. Het hangt af van de vraag waar een bedrijf naartoe wil. Ook moet er rekening gehouden worden met de ontwikkelingen die plaatsvinden.
Belangrijke stappen om te zetten voor een bedrijf zijn het vormen van een strategie en het ontwikkelen van een strategische personeelsplanning om een voorspelling te kunnen doen van wat er in de toekomst nodig zal zijn.
Belangrijke rol voor de HR-afdeling
Vandaag de dag worden (potentiële) medewerkers kritischer en werkgeluk, betrokkenheid en flexibiliteit spelen een grote rol. Het is aan de HR-afdeling om daarin mee te bewegen en tijdens de werving en selectie al een aantrekkelijk bedrijf te zijn om te komen werken. Bij de onboarding moet een medewerker zich welkom voelen en in het motiveren, binden en boeien van de medewerkers ligt een grotere rol dan ooit.
Kelio en HR-instrumenten
De software van Kelio biedt een variatie aan HR-instrumenten voor alle drie verschillende fases, zoals:
- Kelio maakt werving en selectie gemakkelijker met geautomatiseerde processen;
- U kunt met Kelio de komst van nieuwe medewerkers organiseren;
- De Kelio Software helpt u de perfecte personeelsplanning te realiseren;
- Met behulp van personeelsadministratie wordt alle relevante data inzichtelijk gemaakt;
- Kelio ondersteunt u in het uitvoeren van de juiste uittredingsprocedure.
