Tijdregistratie

Het is voor alle Europese bedrijven verplicht om aan urenregistratie te doen. Hoe dit gebeurt, verschilt per bedrijf. Waar sommige bedrijven nog met papieren briefjes werken, werken andere bedrijven met een online systeem. Een inkloksysteem kan de urenregistratie sneller en makkelijker maken, en bovendien geeft het u inzicht in uw bedrijf. Of een inkloksysteem iets voor u is, hangt af van uw bedrijf en werkwijze.

Het bijhouden van gewerkte uren is voor elk bedrijf belangrijk. U krijgt namelijk inzicht in hoeveel uren een medewerker gewerkt heeft, hoeveel tijd aan een taak of project besteed is en u heeft een verantwoording voor eventuele klanten waarvoor gewerkt is. Maar allereerst is het bijhouden van uren natuurlijk ook nodig om de gewerkte uren uit te kunnen betalen aan werknemers.

Dit bijhouden, invoeren of doorgeven van gewerkte uren is veelal niet de meest favoriete bezigheid, maar moet wel zorgvuldig gebeuren. En dat kan op allerlei verschillende manieren. Een ouderwetse manier van uren bijhouden is bijvoorbeeld met papier, maar tegenwoordig kiezen de meeste bedrijven voor online tijdschrijven. Dit is efficiënter en zorgt voor een beter inzicht in het bedrijf.

Vakantie, ziekte, zwangerschap of werkbezoek, er zijn veel redenen om afwezig te zijn van de werkvloer. Voor de HR-manager of werkgever kunnen verlofaanvragen veel tijd kosten, vooral als alles nog op papier wordt aangevraagd. Er moet worden bepaald of het verlof mogelijk is en voor hoe lang, soms moet het worden teruggekoppeld naar de werknemer of manager en het moet in de planning worden aangepast. Om deze redenen kiezen sommige bedrijven er voor om hun verlofregistratie in hun tijdregistratie te verwerken.

In 2020 besloot het Europees Hof van Justitie dat alle bedrijven in de Europese Unie een vorm van urenregistratie moeten hanteren. Op die manier kan het precieze aantal gewerkte uren worden bijgehouden, en worden gecontroleerd of bedrijven zich houden aan de wettelijk verplichte rusttijden.

Een veelgebruikte manier van urenregistratie is een tijdregistratiesysteem. En hoewel het bijhouden van de uren dus verplicht is, hoeft zo’n systeem niet alleen een ‘moetje’ te zijn. U kunt er met uw bedrijf veel voordelen uithalen.

Het bijhouden van gewerkte uren is in elk bedrijf weer anders georganiseerd. In sommige bedrijven worden geen uren bijgehouden, maar bijvoorbeeld gewoon werkdagen van 9 tot 5 gerekend. In andere bedrijven worden de uren juist nauwkeurig bijgehouden, inclusief een rapportage van wat er gedaan is in die uren. Maar waarom is tijdschrijven belangrijk? En wat is voor uw bedrijf de beste manier om dat te doen?

We leven in een tijd waarin thuiswerken of op een andere locatie werken steeds normaler wordt. Die verandering was vóór de pandemie al zichtbaar, maar nu is het in een stroomversnelling terecht gekomen. Er zitten voor bedrijven verschillende voor- en nadelen aan het thuiswerken van medewerkers. Zo kunnen medewerkers werken op plekken waar dat voor hen uitkomt en misschien ook op tijden die voor hen beter uitkomen. Deze flexibiliteit kan resulteren meer motivatie onder medewerkers. Maar een ding dat waarschijnlijk lastiger wordt naarmate er meer mensen thuiswerken, is het centraal bijhouden en verantwoorden van de gewerkte uren. Hoe zorg je er voor dat er een succesvolle urenverantwoording ontstaat, op de werkvloer, maar ook daarbuiten?

In 2020 heeft het Europees Hof van Justitie besloten dat alle Europese bedrijven een systeem moeten inzetten voor de urenregistratie van hun werknemers. In Nederland moesten de arbeidstijden sowieso al worden vastgelegd, maar het is maar de vraag of dat overal al gebeurt met een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem, zoals het Hof dat voorschrijft.
Hoe kunt u als werkgever nou zorgen voor een goede manier van urenregistratie? Wanneer u te maken heeft met onregelmatige werktijden, ploegendiensten en gewissel tussen werknemers, kan dat nog knap lastig zijn. Veel werknemers maken daarom gebruik van een inkloksysteem. Zo’n systeem voldoet aan de criteria voor het betrouwbaar bijhouden van de uren van werknemers.

Het aantal gewerkte uren bijhouden gaat in elk bedrijf anders. Sommige bedrijven werken nog met papieren briefjes, andere bedrijven laten werknemers in- en uitklokken, waardoor de uren automatisch worden opgeslagen. Er wordt steeds meer gebruik gemaakt van online tools om de gewerkte uren te registreren. Online tijdschrijven gebeurt vaak met behulp van daarvoor bestemde software. Die software maakt het mogelijk dat er uren voor een bepaalde taak of medewerker worden geregistreerd.

Om na te kunnen gaan wanneer een werknemer op het werk is gearriveerd en weer vetrokken is, gebruikten organisaties een prikklok. De informatie werd geregistreerd op de prikkaart, middels de prikklok. Het was een gemakkelijke manier om de werktijden van werknemers bij te houden en in te zien. Deze manier van aan- en afwezigheid controleren is een ouderwetse manier van controle.